Surat Resmi adalah

–  Bagi sebagian orang, contoh surat resmi bukanlah suatu hal yang penting dan perlu diketahui. Sedangkan bagi sebagian yang lainnya, contoh ini sangat dibutuhkan supaya bisa menciptakan surat resmi yang baik dan benar. Surat resmi itu sendiri lebih umum di kalangan organisasi, dinas, instansi maupun perusahaan. Meskipun demikian, surat ini terkadang juga ditulis dan dibutuhkan oleh individu.

Pembuatan surat resmi ini sendiri tidak dilakukan secara sembarangan lantaran ada beberapa kaidah yang perlu diikuti. Oleh alasannya itu, di bawah ini akan disampaikan sejumlah contoh surat resmi serta informasi-informasi lain yang masih berkaitan dengannya ibarat ciri-ciri, fungsi, unsur-unsur dan jenis-jenis surat resmi.

Contoh Surat Resmi

• 
  

  1. Contoh Surat Resmi Undangan Rapat Perusahaan

  
  

Perusahaan seringkali mengadakan rapat dengan aktivitas tertentu. Pastinya, setiap orang yang diharapkan untuk hadir dalam rapat tersebut akan diberi surat undangan yang contohnya ibarat di bawah ini.

Download Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

• 
  

  2. Contoh Surat Undangan Resmi Rapat Guru

  
  

Umumnya, surat undangan rapat guru dibentuk ketika akan dilakukan kegiatan pembelajaran atau kegiatan tertentu lainnya. Sebenarnya contoh surat undangan rapat guru sama ibarat contoh yang sebelumnya, hanya saja isinya sedikit berbeda. Adapun contoh surat untuk mengundang guru supaya ikut serta dalam rapat ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Undangan Rapat Guru

• 
  

  3. Contoh Surat Peringatan Perusahaan

  
  

Surat peringatan biasanya dikeluarkan dengan tujuan untuk menawarkan teguran pada karyawan atau pegawai yang melaksanakan kesalahan. Apabila pegawai yang bersangkutan masih terus melaksanakan kesalahan hingga beberapa kali, ini bisa berujung pada dikeluarkannya surat pemberhentian kerja. Adapun contoh surat resmi peringatan dari perusahaan ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Peringatan Perusahaan

• 
  

  4. Contoh Surat Rekomendasi Kerja

  
  

Surat rekomendasi kerja akan dikeluarkan apabila seseorang berhenti dari pekerjaannya secara baik-baik. Surat ini kemudian bisa dijadikan catatan oleh tempat kerja yang gres mengenai sikap serta sikap calon pegawainya dikala masih berada di tempat kerja yang sebelumnya. Adapun contohnya sebagai berikut.

Download Contoh Surat Rekomendasi

• 
  

  5. Contoh Surat Ucapan Terima Kasih

  
  

Surat resmi juga bisa dijadikan alat untuk mengucapkan terima kasih. Meskipun demikian, pembuatan surat ini tetap harus ditulis dengan bahasa baku dan ejaannya juga harus benar. Adapun contohnya ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Ucapan Terima Kasih

• 
  

  6. Contoh Surat Penugasan Karyawan Perusahaan

  
  

Surat penugasan karyawan perusahaan juga biasa disebut dengan surat tugas. Surat ini akan diberikan pada karyawan khusus yang hendak ditunjuk untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Pekerjaan tersebut macam-macam, bisa kiprah keluar kota untuk mewakili perusahaan, kiprah mengikuti pelatihan, kiprah lapangan dan lain-lain. Adapun contoh surat resmi perusahaan satu ini ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Penugasan Karyawan Perusahaan

• 
  

  7. Contoh Surat Kuasa

  
  

Surat kuasa merupakan surat yang dikeluarkan atau dibentuk untuk mengalihkan wewenang pekerjaan dari suatu pihak ke pihak lain yang dianggap bisa mewakili. Surat ini dibentuk dikala seorang pimpinan harus melaksanakan 2 kiprah sekaligus di waktu yang sama. Agar semua kiprah tersebut bisa tetap terlaksana, maka salah satunya perlu diwakilkan pada staffnya dengan cara memberi staff tersebut surat kuasa untuk diperlihatkan pada pihak-pihak yang berkaitan. Adapun contohnya ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Kuasa

• 
  

  8. Contoh Surat Panggilan Tes Kerja

  
  

Surat panggilan tes kerja dikeluarkan oleh suatu instansi dan ini juga termasuk surat resmi. Adapun contohnya ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Panggilan Tes Kerja

• 
  

  9. Contoh Surat Evaluasi Kerja Tahunan

  
  

Perusahaan yang akan mengadakan penilaian kerja tahunan juga perlu mengeluarkan surat resmi yang contohnya ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Undangan Rapat Evaluasi Kerja Tahunan

• 
  

  10. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah

  
  

Pada beberapa kesempatan tertentu, sekolah akan mengadakan suatu kegiatan di mana kegiatan tersebut perlu diketahui oleh para wali murid. Untuk itu, biasanya akan dibentuk surat pemberitahuan. Adapun contoh surat resmi SD yang berisi pemberitahuan semacam ini ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah

• 
  

  11. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS

  
  

Organisasi Siswa Intra Sekolah atau yang biasa disebut juga dengan OSIS merupakan forum kepengurusan kesiswaan, di mana tujuannya ialah untuk melatih para siswa dalam berorganisasi serta menjalankan jadwal tertentu. Karena OSIS juga merupakan sebuah organisasi, surat yang dikeluarkannya juga termasuk surat resmi. Contohnya ibarat berikut ini.

Download Contoh Surat Undangan Rapat OSIS

• 
  

  12. Contoh Surat Pemberian Ijin Cuti untuk Guru

  
  

Saat seorang guru ingin mengajukan cuti lantaran banyak sekali alasan, maka yang bersangkutan perlu menciptakan surat permohonan cuti. Dengan demikian, nantinya pihak sekolah akan mengeluarkan surat resmi pula yang contohnya ibarat di bawah ini.

Download Contoh Surat Pemberian Ijin Cuti untuk Guru

• 
  

  13. Contoh Surat Tugas Pengawas UN

  
  

Surat kiprah menjadi salah satu bukti bahwa orang-orang yang disebutkan dalam surat tersebut memang diberikan mandat untuk menjalankan kiprah tertentu. Adapun contohnya ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Tugas Pengawas UN

• 
  

  14. Contoh Surat Undangan Pengambilan Rapor

  
  

Secara umum, sekolah juga akan mengeluarkan surat resmi secara rutin dikala akan dilaksanakan pengambilan raport di semester 2. Contoh surat resmi tersebut ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Undangan Pengambilan Rapor

• 
  

  15. Contoh Surat Permohonan

  
  

Seperti namanya, surat permohonan ini dibentuk dengan memuat permohonan dari suatu instansi pada instansi lainnya. Adapun contohnya ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Permohonan

• 
  

  16. Contoh Surat Penugasan Staff Instansi

  
  

Surat penugasan staff instansi pada pada dasarnya juga sama, yakni untuk menawarkan kiprah tertentu pada satu atau bisa juga beberapa orang staff sekaligus. Adapun contoh surat resmi instansi satu ini ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Penugasan Staff Instansi

• 
  

  17. Contoh Surat Undangan Rapat DPRD

  
  

Download Contoh Surat Undangan Rapat DPRD

• 
  

  18. Contoh Surat Undangan Tasyakuran Dinas

  
  

Download Contoh Surat Undangan Tasyakuran Dinas

• 
  

  19. Contoh Surat Undangan Doa Bersama pada Waktu Tertentu

  
  

Contoh surat undangan resmi yang lainnya ialah membahas perihal jadwal doa bersama yang dilakukan pada waktu tertentu. Untuk contoh tersebut ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Undangan Doa Bersama pada Waktu Tertentu

• 
  

  20. Contoh Surat Edaran dari Rektor

  
  

Dalam lingkup universitas, surat resmi tentunya sudah sangat familiar. Adapun di antara contoh surat resmi universitas yang berupa surat edaran dari rektor ialah sebagai berikut.

Download Contoh Surat Edaran dari Rektor

Apa itu Surat Resmi?

Dari banyak sekali contoh di atas, secara singkat, surat resmi merupakan surat yang memuat kepentingan-kepentingan resmi, bersifat formal dan dikeluarkan oleh instansi tertentu, organisasi tertentu maupun individu. Dalam kalimat yang lain, bisa dijelaskan pula bahwa surat resmi merupakan surat yang dibentuk dengan mengikuti banyak sekali aturan dan diubahsuaikan dengan kaidah yang berlaku.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Surat resmi mempunyai ciri-ciri khusus yang membuatnya bisa dengan gampang dikenali serta dibedakan dari jenis surat yang lainnya. Adapun ciri-ciri surat resmi ialah sebagai berikut.

• Dibuat dengan aturan tertentu dan terdiri atas unsur-unsur yang sistematis


• Pada kondisi tertentu, surat resmi perlu dilengkapi dengan cap khusus atau stempel


• Dalam surat resmi akan terdapat tanggal surat, perihal surat, nomor surat serta lampiran bila memang ada


• Dibuat dengan memakai kop surat sebagai identitas bagi pihak yang mengeluarkannya


• Dibuat dengan bahasa yang gampang dipahami, singkat dan padat atau eksplisit

Fungsi Surat Resmi

Selain mempunyai ciri-ciri ibarat yang telah disebutkan sebelumnya, surat resmi juga mempunyai fungsi yang mungkin tidak terdapat pada jenis surat yang lainnya. Adapun fungsi surat resmi beberapa di antaranya ialah sebagai berikut.

• Berfungsi sebagai bukti kronologis dan bukti historis apabila dibutuhkan sewaktu-waktu


• Bisa dijadikan alat pengingat oleh akseptor surat. Oleh lantaran itu, surat resmi ini perlu disimpan supaya bisa dijadikan sebagai data bila dibutuhkan suatu dikala nanti


• Bisa dijadikan sebagai pedoman dalam melaksanakan aktifitas atau kegiatan tertentu


• Bisa menjadi bukti tertulis yang bisa dipercaya serta dipertanggungjawabkan


• Bisa menjadi sarana informasi mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh pihak yang satu pada pihak yang lainnya

Unsur-Unsur Surat Resmi

Saat melihat contoh surat resmi undangan dan contoh surat resmi yang lainnya di atas, tentu akan terlihat bahwa jenis surat satu ini mempunyai unsur-unsur tertentu. Unsur-unsur tersebut ialah komponen yang wajib ada dalam surat resmi yang mencakup banyak sekali hal yang disebutkan di bawah ini.

• 
  

  1. Kepala Surat

  
  

Kepala surat ini ialah bab yang biasa disebut dengan kop surat. Kepala surat ialah hal pertama yang biasanya diperhatikan oleh penerima, mengingat bab ini menjadi identitas pengirim surat yang di dalamnya terdapat nama institusi, alamat institusi pengirim, alamat email, nomor telepon yang sanggup dihubungi, alamat fax, aba-aba pos serta logo institusi yang berkaitan.

Selain itu, kepala surat ini juga bisa berperan sebagai media dan sekaligus sarana untuk menawarkan informasi mengenai jenis bidang perjuangan atau kegiatan.

• 
  

  2. Nomor Surat

  
  

Nomor surat ini akan berisi nomor urut surat, bulan serta tahun pengeluaran atau pembuatan surat. Bagian ini umumnya akan ditempatkan di bab bawah kepala surat sebelah kiri. Pembuatan nomor surat ini sendiri akan dilakukan dengan mengacu pada kebijakan masing-masing instansi atau perusahaan.

Maka dari itu, tidak heran bila kemudian ditemukan format nomor surat yang berbeda antara instansi yang satu dengan instansi yang lainnya. Meskipun demikian, masing-masing dari nomor surat mempunyai fungsi yang sama, yakni sebagai berikut.

1. Untuk mempermudah mengontrol frekuensi pengiriman surat


2. Mempermudah pengelompokan surat yang sesuai dengan isi surat


3. Mempermudah pengarsipan dan penyimpanan administratif


4. Mempermudah pencarian apabila dibutuhkan

• 
  

  3. Lampiran

  
  

Lampiran ini menjadi petunjuk apakah terdapat dokumen yang menyertai surat atau tidak. Dalam surat resmi, lampiran ini akan dinyatakan dalam jumlah yang pasti. Misalnya, apabila ada keterangan ibarat berikut.

Perihal           : –

Lampiran       : 3 lembar

Keterangan tersebut memperlihatkan bahwa terdapat 3 lembar dokumen penunjang surat. Namun, apabila lampiran tersebut tidak ada, umumnya hanya akan diganti dengan tanda (-).

• 
  

  4. Perihal

  
  

Adapun perihal merupakan informasi mengenai tujuan utama dibuatnya surat resmi. Dengan demikian, pihak akseptor bisa pribadi mengetahui apa tujuan dari si pengirim mengirimkan tersebut. Perihal, bila dalam surat terkadang hanya ditulis sebagai ‘Hal’.

• 
  

  5. Tanggal, Bulan dan Tahun Penulisan Surat

  
  

Dalam surat resmi juga perlu dicantumkan tanggal, bulan serta tahun penulisan surat. Tujuannya ialah supaya pihak akseptor mengetahui kapan kiranya surat tersebut dibuat, yang secara tidak pribadi juga bisa menciptakan mereka mengetahui masa berlakunya surat.

• 
  

  6. Alamat yang Dituju

  
  

Surat resmi juga wajib memuat alamat dan pihak yang dituju. Sama ibarat yang lainnya, unsur satu inipun harus ditulis dengan baik dan benar supaya surat tidak salah sasaran. Umumnya, alamat surat ini akan dimulai dengan kata ‘Kepada’ atau ‘Yth’.

• 
  

  7. Salam Pembuka

  
  

Salam pembuka merupakan penghormatan yang diletakkan di awal surat. Oleh lantaran itu, salam pembuka ini cukup penting sebelum membahas perihal tujuan surat dikirim. Adapun salam pembuka yang umum digunakan ialah “Assalamu’alaikum” dan “Dengan hormat”. Meskipun tampak sepele, namun salam pembuka ini juga bisa membantu menanamkan rasa persaudaraan.

• 
  

  8. Isi Surat

  
  

Isi surat ini terdiri atas 3 bagian, yakni paragraf pembuka, inti dan penutup. Paragraf pembuka merupakan sebutan untuk paragraf pendahuluan yang berisi basa basi. Paragraf ini hanya ada satu dan bersifat sebagai pengantar sebelum risikonya membahas inti surat. Adapun inti surat merupakan unsur yang sangat penting lantaran di sinilah informasi-informasi penting disampaikan.

Sementara untuk bab penutup, umumnya berisi ucapan terima kasih dan menjadi tanda bahwa informasi dalam surat sudah selesai disampaikan. Bagian inipun akan dituliskan secara singkat dan padat.

• 
  

  9. Salam Penutup

  
  

Ini ialah unsur yang sifatnya opsional (boleh ada, boleh tidak) walaupun sebenarnya salam epilog itu sangat bagus. Salam epilog ini sendiri umumnya berisi kalimat yang digunakan untuk menambah sopan santun dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

• 
  

  10. Tanda Tangan dan Nama Pengirim Surat

  
  

Tanda tangan juga perlu dibubuhkan di simpulan surat resmi. Selain tanda tangan, dibutuhkan pula nama pengirim atau nama penanggung jawab surat tersebut. Kedua bab ini dicantumkan sebagai penguat bahwa surat tersebut memang dikeluarkan dan dikirimkan oleh pihak yang berkepentingan.

• 
  

  11.Tembusan dan Catatan

  
  

Baik tembusan maupun catatan tidak selalu ada dalam surat resmi. Tembusan gres dicantumkan apabila terdapat pihak lain yang dianggap berkepentingan dan perlu tahu isi surat yang dimaksud. Sementara untuk catatan, ini merupakan pesan singkat yang tidak disebutkan dalam isi surat.

Jenis-Jenis Surat Resmi

Ada cukup banyak jenis surat resmi yang bisa diketahui, dan beberapa di antaranya ialah sebagai berikut.

• 
  

  1. Surat Panggilan

  
  

Surat panggilan merupakan surat yang fungsinya ialah untuk memanggil suatu instansi atau bahkan seseorang dalam rangka membicarakan kepentingan tertentu. Contohnya dalam hal ini ialah surat panggilan untuk interview, surat panggilan kerja dan lain-lain.

• 
  

  2. Surat Undangan

  
  

Surat undangan merupakan surat yang fungsinya untuk mengundang salah satu pihak dalam suatu kepentingan tertentu, contohnya surat undangan rapat, surat undangan suatu jadwal dan lain-lain.

• 
  

  3. Surat Edaran

  
  

Surat edaran merupakan surat yang dikeluarkan atau diterbitkan oleh suatu instansi, di mana di dalamnya terdapat informasi yang ditujukan untuk kalangan tertentu. Surat ini terdiri atas 2 jenis, yakni surat edaran terbatas dan surat edaran tidak terbatas. Surat edaran terbatas ialah surat yang dibentuk oleh suatu instansi dan biasanya hanya ditujukan bagi orang –orang yang menjadi anggota instansi tersebut. Contohnya surat edaran kebijakan koperasi pada anggotanya atau surat edaran dari rektor yang ditujukan pada warga kampusnya.

Adapun surat edaran tidak terbatas ialah surat edaran yang ditujukan pada masyarakat secara umum. Contohnya, surat edaran mengenai perubahan kebijakan yang telah ditetapkan oleh suatu instansi dan perlu diketahui oleh masyarakat luas.

• 
  

  4. Surat Keputusan

  
  

Surat keputusan merupakan surat yang dikeluarkan atau diterbitkan oleh suatu instansi, di mana di dalamnya terdapat keputusan-keputusan tertentu yang berlaku bagi anggotanya. Umumnya, surat keputusan biasa disingkat dengan SK dan contohnya ialah SK pengangkatan pengurus, SK pegawai tetap dan lain-lain. Biasanya pula, SK akan memakai kata-kata ibarat ‘Membaca’, ‘Menimbang’, ‘Mengingat’, ‘Memperhatikan’ dan ‘Memutuskan’.

• 
  

  5. Surat Perjanjian Kontrak Kerja

  
  

Surat perjanjian kontrak kerja merupakan surat yang berisi perihal kontrak atau perjanjian. Umumnya, surat ini juga sekaligus menyinggung hak dan kewajiban kedua belah pihak yang menandatangani surat tersebut. Surat ini dibentuk untuk dijadikan bukti tertulis atas kesepakatan pihak-pihak yang terlibat apabila muncul dilema di kemudian hari. Oleh lantaran itu, surat perjanjian kontrak kerja akan dibentuk menjadi 2 rangkap, yang masing-masingnya mempunyai kekuatan aturan yang sama.

• 
  

  6. Surat Niaga

  
  

Surat niaga merupakan surat yang biasa digunakan dalam melaksanakan transaksi jual beli dalam jumlah tinggi. Surat niaga biasa juga disebut sebagai surat dagang dan surat bisnis. Surat niaga ini sendiri banyak macamnya, di mana beberapa di antaranya ialah surat telegram, surat tagihan, surat penangguhan pembayaran, surat penerimaan pembayaran, surat pemesanan barang, surat penawaran barang dan surat usul barang.

• 
  

  7. Surat Perintah

  
  

Surat perintah merupakan surat yang berisi perintah tertentu dari salah satu pihak pada pihak yang lainnya. Secara umum, surat perintah ini ada dalam suatu organisasi, perusahaan maupun kantor-kantor dinas. Adapun contoh dari surat perintah ialah surat perintah pindah tugas, surat perintah lembur dan lain-lain.

• 
  

  8. Surat Kuasa

  
  

Surat kuasa merupakan surat yang umum digunakan dikala seseorang ingin digantikan oleh orang lain pada keadaan tertentu. Dalam kalimat yang lain, dijelaskan bahwa surat kuasa merupakan surat yang isinya ialah perihal pemberian wewenang atau kekuasaan pada pihak lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

Dengan demikian, surat kuasa ini menjadi bukti sesungguhnya akseptor kuasa mempunyai hak serta kewajiban untuk melaksanakan banyak sekali hal yang telah dijelaskan dalam surat tersebut. Sebagai penunjang, dalam surat ini juga akan disebutkan identitas pribadi pihak pemberi kuasa dan akseptor kuasa, sekaligus wewenang yang diberikan pada akseptor kuasa lengkap dengan batasannya.

• 
  

  9. Surat Pengantar

  
  

Surat pengantar merupakan surat yang menjadi menandakan sesungguhnya pembawa surat tersebut sudah diketahui bahkan disetujui oleh pihak yang sanggup dipertanggung jawabkan. Dengan adanya surat ini, maka pembawa surat yang bersangkutan tidak akan dicurigai oleh orang atau pihak yang dituju. Adapun contoh surat resmi pengantar ialah surat pengantar laporan, surat pengantar dokumen, surat pengantar sekolah dan lain-lain.

• 
  

  10. Surat Permohonan

  
  

Surat permohonan merupakan surat yang digunakan oleh salah satu pihak untuk memberikan suatu permohonan pada pihak yang lainnya. Umumnya, surat ini akan dibentuk apabila terdapat permasalahan atau kebutuhan yang tidak bisa diselesaikan secara mandiri. Contohnya ialah surat permohonan peminjaman lokasi, surat permohonan pemberian dana, surat permohonan menjadi penguji dan lain-lain.

• 
  

  11. Surat Peringatan

  
  

Surat peringatan biasa disebut juga dengan SP. Surat ini umumnya dibentuk untuk menawarkan peringatan pada karyawan yang sudah melaksanakan pelanggaran atau kesalahan dengan cita-cita supaya karyawan tersebut merasa jera dan tidak akan mengulangi perbuatannya lagi.

• 
  

  12. Surat Tugas

  
  

Surat kiprah merupakan surat yang dibentuk oleh atasan yang berwenang di suatu instansi, di mana di dalamnya membahas perihal penugasan seorang karyawan atau pegawai untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Biasanya, surat ini hanya dibentuk untuk satu jenis pekerjaan. Artinya, apabila pekerjaan tersebut sudah selesai, maka surat kiprah sudah tidak berlaku lagi. Perlu diingat juga, surat kiprah itu berbeda dengan surat dinas lantaran surat dinas dipergunakan untuk pekerjaan yang sifatnya rutin, bukan hanya satu kali.

• 
  

  13. Surat Pengumuman

  
  

Surat pengumuman merupakan surat yang dibentuk untuk memberitahukan suatu informasi pada masyarakat atau kalangan-kalangan tertentu yang mempunyai keterkaitan dengan informasi tersebut. Contoh dari surat pengumuman ini ialah surat pengumuman libur kuliah ketika bulan pahala dan hari lebaran.

Berbagai contoh surat resmi di atas bisa dijadikan contoh dikala hendak menciptakan suatu surat yang sifatnya formal. Selain perlu memahami contoh-contoh tersebut, hendaknya orang yang akan menciptakan surat resmi juga memahami banyak sekali hal yang ada kaitannya dengan surat resmi supaya pembuatannya bisa lebih mudah.

Demikian informasi mengenai contoh surat resmi dan beberapa informasi lainnya, semoga bermanfaat.

Baca juga:

• Pengertian Pajak Adalah: Arti, Fungsi, Jenis, Manfaat, Contoh


• Seni Rupa adalah: Pengertian, Unsur, Fungsi, Contoh, Aliran


• Pengertian Seni Adalah : 31 Contoh, Fungsi, Tujuan, Macam


• Seni Musik Adalah – Fungsi, Unsur, Jenis dan Contohnya


• 15 Contoh Teks Editorial Lengkap Beserta Strukturnya